E-mailovi su bitan aspekt moderne i poslovne komunikacije. Da li ste znali da prosečan zaposlenik dnevno primi skoro 80 e-mailova? Sa tako mnogo e-mailova, neki su često manje efikasni ili pogrešno shvaćeni.

Dakle, kako biste napisali efikasan e-mail, određeni ton, format i stil su važni faktori koji trebaju da se uzmu u obzir. Kako biste došli do rezultata, morate znati kako da uklopite ove prakse u svoj e-mail.

Pa, ne brinite! Evo kako možete da napišete efikasan e-mail u samo nekoliko koraka.

  • Pozdrav je bitan

Započnite vaš e-mail pozdravljanjem primaoca na sažet i profesionalan način. Možete drugu osobu da oslovite njenim imenom. U suprotnom, možete i samo da napišete:

  • Poštovani,
  • Poštovani/a gospodine/gospođo,

Neki primeri službenih pozdrava su:

  • Poštovani Marko,
  • Poštovana gospođo Dragić,

Međutim, ako je vaš odnos neformalan, u tom slučaju možete da pozdravite osobu sa „Zdravo Luka“.

  • Zahvalite se primaocu

Ako odgovarate na upit primaoca, započnite svoj e-mail zahvaljujući mu se, na primjer “Hvala što ste pokazali interesovanje za naš proizvod.”

Ili ako je osoba odgovorila na bilo koji od vaših e-mailova, možete početi sa “Hvala na Vašem brzom odgovoru.” Pošto je veoma bitno započeti e-mail pozitivnim tonom, bilo bi sjajno da započnete zahvaljivanjem primatelju. Na taj način ćete izgledati pristojniji, što je dobra stvar.

Možete takođe da započnete sa kratkim prijatnostima koje vas oboje povezuju. To bi trebalo da uključi i kako ste se povezali. Neki od primera su:

  • Jučerašnji sastanak sa vama je bio sjajan.

Ako želite da zadržite informalan i topao ton, možete napisati, “Nadam se da ste dobro.”

  • Započnite sa razlogom pisanja

Pozdrav i zahvala primaocu trebaju da budu kratki, nakon čega morate preći na stvar. Možete da počnete sa „Pišem u vezi sa …“, ili „Želim da se raspitam o …“

Vaš razlog pisanja bi trebao da bude jasan već na početku, pre nego pređete na glavni dio e-maila. Takođe, uverite se da su vaše rečenice jasne i sažete jer ljudi žele brzo da pročitaju e-mailove. Neki ljudi čak samo prelistaju e-mailove.

Sledeće važne stvari koje biste trebali da imate na umu su gramatika, interpukcija i pravopis. To bi pomoglo u stvaranju profesionalne slike vaše kompanije.

  • Dodajte završne napomene

Zaključite sa kratkom rečenicom koja čini vašu nameru lako razumljivom. To bi moglo nagovoriti primaoca da pozitivno reaguje ili da samo ljubazno završi razgovor. Neki primeri su:

  • Radujem se Vašem odgovoru.
  • Javite mi Vaše mišljenje o ovome.
  • Budimo u kontaktu.
  • Završite ljubaznim zaključkom

Poslednji korak bi uključivao odgovarajući zaključak koji sadrži i vaše ime. Možete da koristite „lep pozdrav“, „srdačan pozdrav“ ili „hvala“.

Pre nego pritisnete dugme za slanje, pročitajte ponovo svoj e-mail.  Uverite se da nema grešaka prilikom kucanja, kao i interpukcijskih i gramatičkih grešaka. Čak i najmanja greška može učiniti da vaš e-mail izgleda neprofesionalno ili površno, što je suprotno od onoga što želite da postignete.

Zaključak

Dakle, ovo su bili osnovni saveti za pisanje efikasnog i zanimljivog poslovnog e-maila koji će sigurno doneti pozitivne rezultate. Da li smo zaboravili nešto? Ili možda vi imate neke konkretne savete koji su dokazano efikasni sa vašim kupcima ili poslovnim partnerima? Recite nam o tome u komentarima!